Vnitřní směrnice pro podnikatele + CD 2017

EDICE ÚČETNICTVÍ VNITŘNÍ SMĚRNICE PRO PODNIKATELE Hana Kovalíková 13. aktualizované vydání • obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic ní í í í í í í í n n Hana Kovalíková VNITŘNÍ SMĚRNICE ANAG, spol. s r. o. Kollárovo nám. 698/7, 779 00 Olomouc tel.: 585 757 411, fax: 585 418 867 e-mail: obchod@anag.cz, www.anag.cz 13. aktualizované vydání EDICE ÚČETNICTVÍ PRO PODNIKATELE 2017 OBSAHUJE VZORY 42 VNITŘNÍCH SMĚRNIC Všechna práva výrobce a vlastníků autorských práv k dílu jsou vyhrazena. Výroba kopií, pronájem a provozování zakázáno. T oto C D je sam ostatně neprodejné. 2017

© Hana Kovalíková, 2017 © Nakladatelství ANAG, 2017 ISBN 978-80-7554-074-4 Případné zásadní legislativní změny, k nimž dojde v období mezi jednotlivými vydáními, budou ošetřeny formou vkládané aktualizace, která bude po dobu prodejnosti publikace volně ke stažení na www.anag.cz. Nutnost aktualizace posuzuje na základě legislativních změn výhradně autor ve spolupráci s nakladatelstvím. Aktualizace však v žádném případě nemohou nahradit nová vydání knihy. Aktualizaci zašleme zdarma na vyžádání anag@anag.cz, tel.: 585 757 411

3 Obsah Obsah Úvod .....................................................................................................................6 Seznam vnitřních směrnic...................................................................................25 Směrnice č. 1 Systém zpracování účetnictví, účetní metody .............................................30 Směrnice č. 2 Oběh účetních dokladů................................................................................53 Směrnice č. 3 Podpisové záznamy osob, které jednají jménem firmy...............................62 Směrnice č. 4 Podpisové záznamy osob oprávněných k disponování s bankovními účty................................................................66 Směrnice č. 5 Podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případy .........................69 Směrnice č. 6 Podpisové záznamy osob odpovědných za náležitosti účetních a daňových dokladů...................................................................... 74 Směrnice č. 7 Podpisové záznamy osob odpovědných za vydání vnitřních směrnic ........................................................................................82 Směrnice č. 8 Podpisové záznamy osob odpovědných za zaúčtování účetních případů..........................................................................................88 Směrnice č. 9 Účtový rozvrh...............................................................................................93 Směrnice č. 10 Zásoby – oceňování, evidence, účtování .................................................... 107 Směrnice č. 11 Zásoby vytvořené vlastní činností, nedokončená výroba.......................... 118 Směrnice č. 12 Hmotný a nehmotný majetek – oceňování, zařazení, evidence, vyřazení, účtování; odpisový plán.............................................123 Směrnice č. 13 Úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace...............................................................................................139

4 Obsah Směrnice č. 14 Oceňování majetku a závazků ................................................................... 148 Směrnice č. 15 Stanovení zásad pro časové rozlišení nákladů a výnosů........................... 151 Směrnice č. 16 Stanovení zásad pro použití dohadných položek...................................... 157 Směrnice č. 17 Stanovení zásad pro tvorbu a používání opravných položek .................... 161 Směrnice č. 18 Stanovení zásad pro tvorbu a používání rezerv......................................... 169 Směrnice č. 19 Pokladna, pokladní operace ...................................................................... 178 Směrnice č. 20 Pracovní cesty, cestovní výdaje – tuzemská pracovní cesta ...................... 193 Směrnice č. 21 Pracovní cesty, cestovní výdaje – zahraniční pracovní cesta ....................206 Směrnice č. 22 Používání cizích měn a stanovení kurzů, kurzové rozdíly .......................224 Směrnice č. 23 Opravné daňové doklady ke slevám a bonusům........................................229 Směrnice č. 24 Používání silničních motorových vozidel zaměstnavatele........................ 237 Směrnice č. 25 Poskytování osobních ochranných pracovních pomůcek a oděvů, mycích, čisticích, dezinfekčních prostředků a úklidových prostředků a pomůcek .........................................................242 Směrnice č. 26 Inventarizace majetku a závazků..............................................................252 Směrnice č. 27 Harmonogram a postup při zpracování roční účetní uzávěrky a účetní závěrky za období …………… ........................................264 Směrnice č. 28 Úschova účetních záznamů, archivace dokladů, skartace........................292 Směrnice č. 29 Výzkum a vývoj..........................................................................................307

5 Obsah Směrnice č. 30 Platební karty.............................................................................................326 Směrnice č. 31 Podrozvahová evidence..............................................................................330 Směrnice č. 32 Poskytování příspěvku na rekreaci včetně zájezdů ..................................334 Směrnice č. 33 Zásady pro vyúčtování výdajů zaměstnanců (reprezentantů) pro potřeby zaměstnavatele ............................................336 Směrnice č. 34 Stravování zaměstnanců, příspěvek na stravování................................... 340 Směrnice č. 35 Postup při zpracování a podání žádosti o závazné posouzení ..................346 Směrnice č. 36 Způsob zabezpečení podpisových záznamů na účetních dokladech prostřednictvím souhrnného seznamu ............... 361 Směrnice č. 37 Tvorba fondů ze zisku................................................................................ 367 Směrnice č. 38 Postup při poskytování darů (bezúplatné plnění) .................................... 370 Směrnice č. 39 Používání firemních pevných linek a mobilních telefonů zaměstnanci pro soukromé účely.............................................................. 375 Směrnice č. 40 Likvidace proexpirovaných léků................................................................ 377 Směrnice č. 41 Poskytování nápojů zaměstnancům na pracovišti ....................................380 Směrnice č. 42 Postup při plnění daňových povinností, daňový kalendář 2017 ...............386 Příklady účtování nejčastějších účetních operací (k vybraným směrnicím)...................................................................................402 Příklady používaných formulářů....................................................................408 O autorce...........................................................................................................455

6 Úvod Vážené kolegyně, vážení kolegové, i pro stávající rok 2017 vychází tolik potřebné vnitřní směrnice pro podnikatele. Novely v příslušných právních předpisech jsou samozřejmě, stejně jako v minulých publikacích, do směrnic promítnuty. Protože však směrnice pro rok 2016 nebyly vydány, je nutné velmi pozorně zkontrolovat směrnice plat- né pro rok 2015, a pokud bude pro účetní jednotku nezbytně nutné opravit, resp. přepracovat směrnice pro rok 2017, je třeba tak učinit podle stávajících právních i ostatních předpisů. V roce 2016 bylo provedeno poměrně hodně no- vel příslušných zákonů, a tak bude podle mého názoru nutné většinu směrnic změnit. Opět jsou veškeré odlišnosti vytištěny tučně tak, abyste je na první pohled zaznamenali. To vám určitě usnadní práci ve změnách směrnic provedených v minulých letech. Upozorňuji na to, že některé směrnice jsou oproti předcho- zím letům přečíslované. Vnitřní směrnice týkající se cestovních náhrad byla rozdělena na dvě, přičemž jedna se týká tuzemských a druhá zahraničních pracovních cest. Z čeho se vychází při tvorbě vnitřních směrnic Při tvorbě směrnic je nutné vycházet minimálně z níže uvedených předpisů. Poĝ. ÿ. Pĝedpis ÿ. Název pĝedpisu 1. 563/1991 Sb. zákon o úþetnictví 2. 235/2004 Sb. zákon o dani z pĜidané hodnoty 3. 586/1992 Sb. zákon o daních z pĜíjmĤ 4. 593/1992 Sb. zákon o rezervách pro zjištČní základu danČ z pĜíjmĤ 5. 16/1993 Sb. zákon o dani silniþní 6. 340/2013 Sb. zákonné opatĜení Senátu o dani z nabytí nemovitých vČcí 7. 353/2003 Sb. zákon o spotĜebních daních 8. 262/2006 Sb. zákoník práce 9. 90/2012 Sb. zákon o obchodních spoleþnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) 10. 89/2012 Sb. obþanský zákoník 11. 499/2004 Sb. zákon o archivnictví a spisové službČ a o zmČnČ nČkterých zákonĤ 12. 280/2009 Sb. daĖový Ĝád Úvod

7 Úvod Poĝ. ÿ. Pĝedpis ÿ. Název pĝedpisu 13. 112/2016 Sb. zákon o evidenci tržeb 14. 500/2002 Sb. vyhláška, kterou se provádČjí nČkterá ustanovení zákona þ. 563/1991 Sb., o úþetnictví, ve znČní pozdČjších pĜedpisĤ, pro úþetní jednotky, které jsou podnikateli úþtujícími v soustavČ podvojného úþetnictví 15. ýeské úþetní standardy pro úþetní jednotky, které úþtují podle vyhlášky þ. 500/2002 Sb., ve znČní pozdČjších pĜedpisĤ Proč je nezbytné vytvořit vnitřní směrnice ¨ Tvorba určitých vnitřních směrnic je podle některých výše uvedených před- pisů povinná, např. odpisový plán. Jestliže některý výše uvedený předpis dává možnost výběru určitého postupu pro konkrétní účetní a daňové operace, pak je nutné stanovit vybraný postup právě ve vnitřní směrnici. Například co se týká časového rozlišení nákladů a výnosů, může se účetní jednotka rozhodnout, zda při pravidelně se opakujících operacích a při operacích nevýznamného charakteru bude tyto operace časově rozlišovat, či nikoliv. Zde je nutné vytvořit vnitřní směrnici na postup, který si účetní jednotka zvolí. ¨ Dále doporučuji směrnice vytvořit i proto, aby zaměstnanci, kterých se určitá vnitřní směrnice bude týkat, znali svá práva a povinnosti. ¨ Stejně je tomu i se zaměstnavatelem. Každý zaměstnavatel by měl znát jak svá práva, tak i povinnosti vůči zaměstnancům. Alespoň se bude předcházet nejasnostem a případným sporům. Co je hlavním smyslem tvorby vnitřních směrnic Hlavním smyslem tvorby vnitřních směrnic je: • zajištění jednotného metodického postupu při sledování skutečností a za- chycování hospodářských operací v různých vnitřních útvarech, a to ve stej- ném čase, • jednotný postup při řešení stejných operací, který je potřebný pro správné posuzování a hodnocení daných skutečností v účetní jednotce jako celku, • vytvoření určitého nástroje pro vnitřní řízení účetní jednotky, • snazší a jednodušší postup při kontrole účetnictví prováděné pracovníky finančního úřadu. Z praxe sama vím, že pokud jsou při těchto kontrolách předloženy směrnice, probíhá kontrola mnohem snadněji, než když před- loženy nejsou. Jednak se pozitivně změní pohled na účetní jednotku, která se při své činnosti a vedení účetnictví řídí vnitřními předpisy, a jednak mají

8 pracovníci při kontrole k dispozici potřebné informace a nemusí se tak často dotazovat na určité postupy a operace účetních pracovníků, případně odpovědných osob v účetní jednotce. Pokud má účetní jednotka příslušné směrnice vytvořené, minimalizuje se ri- ziko, že by docházelo k porušování právních předpisů, a navíc mají zaměstnanci, kterých se příslušné směrnice týkají, snazší postup při plnění svých pracovních povinností. Pravidla a postupy stanovené vnitřními směrnicemi jsou závazné pro všechny zaměstnance dané účetní jednotky a dávají tím určité pravomoci odpovědným pracovníkům. Jsou závazné i pro samotné majitele firem. Nedodržení pravidel a postupů daných vnitřními směrnicemi může být považováno za závažné poru- šení pracovní kázně. Je tedy nezbytně nutné zabezpečit v účetní jednotce sezná- mení příslušných zaměstnanců s vydanými směrnicemi. Vždy je důležitý obsah a uvedení pravidel a postupů do praxe, nikoliv pouze formální stránka. Kdo se podílí na tvorbě vnitřní směrnice Osobně zastávám názor, že v účetních jednotkách by se na tvorbě směrnic měli podílet jak účetní, která vytvoří základ, tak i další odborníci, případně i auditor, daňový poradce, hlavní ekonom, výrobní technik, šéf výzkumného oddělení, majitelé firem apod. V mnoha účetních jednotkách stále ještě převládá názor, hlavně ze strany majitelů firem, že tvorba vnitřních směrnic je záležitostí pouze účetních. S tím však nemohu souhlasit. A protože se situace příliš nemění, tato publikace z mé strany vzniká jako pomůcka pracovníkům účtárny při tvorbě vnitřních směrnic. Upozorňuji také na skutečnost, že určité vnitřní směrnice by měla mít vytvo- řeny i fyzická osoba – podnikatel, a to za předpokladu, že je účetní jednotkou. U těchto osob se totiž setkávám se směrnicemi velmi zřídka, což je samozřejmě chybné. Pokud fyzická osoba není účetní jednotkou, existují určité vnitřní směrnice, které se takového podnikatele mohou týkat. Jedná se například o níže uvedené směrnice, pokud pro ně bude mít takový podnikatel náplň. Je nutné je upravit pro potřeby vedení daňové evidence a stanovení správného základu daně z příjmů. Jak použít tuto publikaci pro tvorbu vnitřních směrnic V publikaci uvádím přehled a současně i návod k vytvoření těchto základních směrnic. Samozřejmě že okruh vnitřních směrnic v některých účetních jednot- kách může být i širší, případně některé směrnice účetní jednotka vytvářet nebu- de. Záleží to vždy na hospodářské činnosti a náplni konkrétní účetní jednotky. Rozsah každé směrnice je nutno upravit podle činnosti dané účetní jednotky. Úvod

9 Směrnice lze uspořádat do jednoho uceleného souboru, nebo mohou být vytvářeny samostatně. Vzhledem k tomu, že každoročně dochází k legislativním změnám (často i v průběhu roku), je nezbytně nutné při těchto změnách legis- lativy směrnice kontrolovat a provést obměnu těch směrnic, kterých se změny v zákonech týkají. Na základě svých zkušeností jak s klienty, tak i s pracovníky finančních úřadů doporučuji, aby byla většina směrnic sestavena minimálně ze dvou částí. První část jako obecná, druhá část se již bude týkat konkrétního postupu v účet- ní jednotce. Směrnice by však nikdy neměla být pouze obecným konstatováním právních předpisů. V první, obecné části je vhodné uvést předpisy, na jejichž základě je směr- nice vytvořena, a současně také určitou citaci příslušných předpisů. To proto, aby každý, kdo bude v účetní jednotce podle příslušné směrnice postupovat, měl tyto citace uvedené přímo a nemusel je hledat v konkrétních předpisech. Pokud budou citace vztahujících se předpisů uvedeny přímo v každé směrnici, pochopí každý její uživatel mnohem lépe smysl a zároveň i důvod, proč je daná směrnice vytvořena. Forma vnitřních směrnic Směrnice mohou být vydávány zejména jako: • metodické směrnice, • organizační směrnice, • vnitřní směrnice, • pokyny, • oběžníky, • dopisy, • rozhodnutí, • nařízení, • příkazy, • pokyny generálního ředitele. Není rozhodující přesná forma, podstatný je obsah. V účetní jednotce se mo- hou vyskytovat současně různé typy směrnic. Co je v knize kromě návrhu vnitřních směrnic uvedeno Součástí této publikace zůstávají i nadále návrhy základních formulářů k někte- rým směrnicím, které by bylo vhodné v každé účetní jednotce používat. Ne vždy nám software umožní používat všechny námi požadované formuláře. Některé Úvod

22 Náhrady stravného při tuzemských pracovních cestách Soukromý sektor – zaměstnanci podle § 163 odst. 1 zákoníku práce: þasové pásmo Denní sazba stravného v Kÿ Platnost sazeb od Odkaz na právní normu 5–12 hodin nejménČ 72 1. 1. 2017 § 163 odst. 1 a § 189 odst. 1 zákoníku práce, § 2 vyhlášky þ. 440/2016 Sb. 12–18 hodin nejménČ 109 Déle než 18 hodin nejménČ 171 Veřejný sektor – zaměstnanci podle § 176 odst. 1 zákoníku práce: þasové pásmo Denní sazba stravného v Kÿ Platnost sazeb od Odkaz na právní normu 5–12 hodin 72 až 86 1. 1. 2017 § 176 odst. 1 a § 189 odst. 1 zákoníku práce, § 3 vyhlášky þ. 440/2016 Sb. 12–18 hodin 109 až 132 Déle než 18 hodin 171 až 205 Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel při pracovních cestách Soukromý sektor (pokud její výše nebyla sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance na pracovní cestu) Sazba základní náhrady v Kÿ za 1km jízdy Platnost sazeb od Odkaz na právní normu Jednostopá vozidla a tĜíkolky Osobní silniþní a motorová vozidla 1. 1. 2017 § 158 odst. 1 a § 189 odst. 1 zákoníku práce, § 1 vyhlášky þ. 440/2016 Sb. 1,10 3,90 Úvod

23 Průměrné ceny pohonných hmot pro účely cestovních náhrad (pro zaměstnance): Výše prĥmčrné ceny v Kÿ za 1 litr pohonné hmoty Platnost sazeb od Odkaz na právní normu automobilový benzín 95 oktanĤ 29,50 1. 1. 2017 § 158 odst. 3 vČty tĜetí zákoníku práce, § 4 vyhlášky þ. 440/2016 Sb. automobilový benzín 98 oktanĤ 32,50 motorová nafta 28,60 Tyto průměrné ceny pohonných hmot se použijí pro účely určení výše cestov- ních náhrad za spotřebované pohonné hmoty tehdy, kdy zaměstnanec nepro- káže skutečnou cenu pohonných hmot v případě pracovních cest. Na závěr Vám přeji hodně pevných nervů a úspěchů při tvorbě vnitřních směrnic. Úvod

26 Seznam vnitřních směrnic Poĝ. ÿ. Název Úprava pro rok 2017 Nová smčrnice Poznámka 1. Systém zpracování úþetnictví, úþetní metody ano 2. ObČh úþetních dokladĤ ano 3. Podpisové záznamy osob, které jednají jménem ¿rmy ano 4. Podpisové záznamy osob oprávnČných k disponování s bankovními úþty ano 5. Podpisové záznamy osob odpovČdných za úþetní pĜípady ano 6. Podpisové záznamy osob odpovČdných za náležitosti úþetních a daĖových dokladĤ ano 7. Podpisové záznamy osob odpovČdných za vydání vnitĜních smČrnic ano 8. Podpisové záznamy osob odpovČdných za zaúþtování úþetních pĜípadĤ ano 9. Úþtový rozvrh ano 10. Zásoby – oceĖování, evidence, úþtování ano 11. Zásoby vytvoĜené vlastní þinností, nedokonþená výroba ano 12. Hmotný a nehmotný majetek – oceĖování, zaĜazení, evidence, vyĜazení, úþtování; odpisový plán ano 13. Úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace ano 14. OceĖování majetku a závazkĤ ano 15. Stanovení zásad pro þasové rozlišení nákladĤ a výnosĤ ano 16. Stanovení zásad pro použití dohadných úþtĤ ano 17. Stanovení zásad pro tvorbu a používání opravných položek ano Seznam vnitřních směrnic

27 Poĝ. ÿ. Název Úprava pro rok 2017 Nová smčrnice Poznámka 18. Stanovení zásad pro tvorbu a používání rezerv ano 19. Pokladna, pokladní operace ano 20. Pracovní cesty, cestovní výdaje – tuzemské pracovní cesty ano 21. Pracovní cesty, cestovní výdaje – zahraniþní pracovní cesty ano 22. Používání cizích mČn a stanovení kurzĤ, kurzové rozdíly ano 23. Opravné daĖové doklady ke slevám, bonusĤm apod. ne 24. Používání silniþních motorových vozidel zamČstnavatele ano 25. Poskytování osobních ochranných pracovních pomĤcek a odČvĤ, mycích, þisticích, dezinfekþních prostĜedkĤ a úklidových prostĜedkĤ a pomĤcek ano 26. Inventarizace majetku a závazkĤ ano 27. Harmonogram a postup pĜi zpracování roþní úþetní uzávČrky a úþetní závČrky za období… ano 28. Úschova úþetních záznamĤ, archivace dokladĤ ano 29. Výzkum a vývoj ne 30. Platební karty ne 31. Podrozvahová evidence ne 32. Poskytování pĜíspČvku na rekreaci vþetnČ zájezdĤ ne 33. Zásady pro vyúþtování výdajĤ zamČstnancĤ (reprezentantĤ) pro potĜeby zamČstnavatele ano 34. Stravování zamČstnancĤ, pĜíspČvek na stravování ano 35. Postup pĜi zpracování a podání žádosti o závazné posouzení ano Seznam vnitřních směrnic

28 Poĝ. ÿ. Název Úprava pro rok 2017 Nová smčrnice Poznámka 36. ZpĤsob zabezpeþení podpisových záznamĤ na úþetních dokladech prostĜednictvím souhrnného seznamu ano 37. Tvorba fondĤ ze zisku ano 38. Postup pĜi poskytování darĤ ano 39. Používání ¿remních pevných linek a mobilních telefonĤ zamČstnanci pro soukromé úþely ano 40. Likvidace proexpirovaných lékĤ ne 41. Poskytování nápojĤ na pracovišti ne 42. Postup pĜi plnČní daĖových povinností, daĖový kalendáĜ 2017 ano Veškeré změny budou řešeny číslovanými dodatky k jednotlivým vnitropod- nikovým směrnicím, případně vydáním směrnice nové a zrušením směrnice původní. Ke každé směrnici mohou být vyhotoveny max. ……. dodatky. Pokud dojde k dalším změnám, bude stávající směrnice včetně dodatků zrušena a na- hrazena směrnicí novou. Ke každé směrnici bude přiloženo tzv. kolovadlo, do kterého příslušní za- městnanci potvrdí svým podpisem, že směrnici přečetli, rozumí jí a jsou s jejím obsahem seznámeni. V úvodu každé směrnice jsou uvedeny právní a ostatní předpisy, na základě kterých je každá směrnice vytvořena. Každý předpis je uvažován vždy ve znění pozdějších předpisů. Seznam vnitřních směrnic

53 Oběh účetních dokladů Směrnice č. 2 Oběh účetních dokladů Tato směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními: • zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů – sta- noví rozsah, způsob a průkaznost vedení účetnictví, • Českého účetního standardu č. 001–Účty a zásady účtování na účtech, ve znění pozdějších předpisů, • zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. A. Obecná část Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, musí být vždy doloženy účetními doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s datem podle pís- mene d), f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví, osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Skutečnosti podle písmene a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohoubýtobsaženynavíceúčetníchzáznamech.Skutečnostipodlepísmenb)ac) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více účetních dokladů. Účetní doklad slouží často současně jako daňový doklad, pokud obsahuje další náležitosti podle § 26 a násl. zákona o dani z přidané hodnoty. To zname- ná, že u takového dokladu při dodržení příslušných ustanovení zákona o dani z přidané hodnoty lze postupovat v souladu s tímto zákonem (např. lze uplatnit odpočet DPH na vstupu).

54 Směrnice č. 2 Účetní doklady je účetní jednotka povinna vyhotovit bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají a zachycují, a to tak, aby bylo mož- né jednoznačně určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví. Účetní případy se zachycují do období, ke kterému se věcně a časově vztahují. V případě, že tuto zásadu není možné dodržet, účtuje se o těchto skutečnostech do období, v němž se o nich účetní jednotka dozvěděla. V těchto případech je pak nutné posoudit daňové hledisko podle zákona o daních z příjmů. B. Vnitropodniková úprava 1. Účetní doklady musejí být čitelné a musí být vyhotoveny trvanlivým způso- bem. V případě dokladů vystavených na termopapírech se postupuje způ- sobem stanoveným ve vnitřní směrnici č. 1 – Systém zpracování účetnictví, účetní metody. 2. Opravy v účetních dokladech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a ne- správnosti účetnictví. Způsob provádění oprav je stanoven ve vnitřní směrnici č. 1 – Systém zpracování účetnictví, účetní metody. 3. Oběh účetních dokladů v účetní jednotce je nutné organizovat tak, aby ke schva- lování účetních případů a zpracování účetních dokladů docházelo ve lhůtách co nejkratších a odpovídajících jejich charakteru. Je nezbytně nutné, aby se příslušný doklad vrátil do účtárny ještě před jeho splatností, aby úhrada mohla být provedena včas a tím se předcházelo prodlení. V případě, že pra- covník, který má účetní případ schválit, není přítomen, je nutné další urče- nou odpovědnou osobou (např. jeho nadřízený, případně statutární orgán) provést odsouhlasení a schválení tohoto dokladu. Oběh účetních dokladů 1. Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti: a) třídění, b) zaevidování, c) odsouhlasení existence operace, d) číslování, e) přezkoušení správnosti, f) určení účtovacího předpisu (předkontace), g) zaúčtování, h) uložení účetních písemností (založení dokladů do příslušných šanonů, složek apod.).

107 Zásoby – oceňování, evidence, účtování Směrnice č. 10 Zásoby – oceňování, evidence, účtování Tato směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními: • zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, • vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jed- notky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, • Českých účetních standardů, ve znění pozdějších předpisů. A. Obecná část Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednot- ky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví – vybraná ustanovení § 9 Zásoby (1) Položka „C.I.1. Materiál“ zejména obsahuje a) suroviny, to je základní materiál, které při výrobním procesu přecházejí zcela nebo zčásti do výrobku a tvoří jeho podstatu, b) pomocné látky, které přecházejí také přímo do výrobku, netvoří však jeho podstatu, například lak na výrobky, c) látky, kterých je zapotřebí pro zajištění provozu účetní jednotky, například mazadla, palivo, čisticí prostředky, d) náhradní díly včetně náhradních dílů určených k výměně komponenty, e) obaly a obalové materiály, pokud nejsou účtovány jako dlouhodobý majetek nebo zboží, f) další movité věci s dobou použitelnosti jeden rok a kratší bez ohledu na výši oce- nění, g) hmotné movité věci a jejich soubory s dobou použitelnosti delší než jeden rok, nevykázané v položce „B.II.2. Hmotné movité věci a jejich soubory“, považované za drobný hmotný majetek, o kterém účetní jednotka účtuje jako o zásobách, h) pokusná zvířata12c).

206 Směrnice č. 21 Směrnice č. 21 Pracovní cesty, cestovní výdaje – zahraniční pracovní cesta Tato směrnice je vytvořena v souladu s příslušnými ustanoveními: • zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, • zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, • zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, • smlouvy č. 227/1993 Sb., mezi Českou republikou a Slovenskou republi- kou o vzájemném zaměstnávání občanů, • smlouvy č. 330/1993 Sb., mezi Českou republikou a Slovenskou repub- likou o dočasném oprávnění k podnikání fyzických a právnických osob, které podnikají na území druhé republiky po 31. prosinci 1992, • vyhláškami Ministerstva financí. Podpůrně lze také použít Pokyn GFŘ D–22, k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příj- mů, ve znění pozdějších předpisů, č. j. 5606/15/7100-10. A. Obecná část V této obecné části jsou uvedena některá ustanovení zákoníku práce, ostatní ustanovení zde neuvedená se řídí tímto zákoníkem. Dále jsou zde uvedeny pří- slušné paragrafy zákona o daních z příjmů a občanského zákoníku. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce – vybraná ustanovení Rovné zacházení a zákaz diskriminace § 16 (1) Zaměstnavatelé jsou povinni zajišťovat rovné zacházení se všemi zaměstnan- ci, pokud jde o jejich pracovní podmínky, odměňování za práci a o poskytování jiných peněžitých plnění a plnění peněžité hodnoty, o odbornou přípravu a o příležitost do- sáhnout funkčního nebo jiného postupu v zaměstnání. (3) Za diskriminaci se nepovažuje rozdílné zacházení, pokud z povahy pracovních činností vyplývá, že toto rozdílné zacházení je podstatným požadavkem nezbytným

207 Pracovní cesty, cestovní výdaje – zahraniční pracovní cesta pro výkon práce; účel sledovaný takovou výjimkou musí být oprávněný a požadavek přiměřený. Za diskriminaci se rovněž nepovažují opatření, jejichž účelem je odůvod- něno předcházení nebo vyrovnání nevýhod, které vyplývají z příslušnosti fyzické osoby ke skupině vymezené některým z důvodů uvedených v antidiskriminačním zákonu. Některá ustanovení o právním jednání § 19 (1) Soud přihlédne i bez návrhu k neplatnosti právního jednání, k němuž nebyl udělen předepsaný souhlas příslušného orgánu, v případech, kdy to stanoví výslovně tento zákon anebo zvláštní zákon. (2) Požaduje-li zákon, aby právní jednání bylo s příslušným orgánem pouze projed- náno, není možné právní jednání prohlásit za neplatné jen z toho důvodu, že k tomuto projednání nedošlo. (3) Neplatnost právního jednání nemůže být zaměstnanci na újmu, nezpůsobil-li neplatnost výlučně sám. § 346c Zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu mzdu, plat, odměnu z dohody a jejich náhrady, odstupné, odměnu za pracovní pohotovost a ná- hradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce. Další ustanovení podle zákoníku práce 1. Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v této směrnici. 2. Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstna- vatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. 3. Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. 4. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhra- dy a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmí- nek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec. 5. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky.

284 Směrnice č. 27 5. Zaúčtování dohadných položek aktivních a pasivních Text 2017 2018 MD Dal MD Dal Dohadné úþty aktivní 388 tĜída 6 311, 315 388 Dohadné úþty pasivní skupina 04, 111, 131, tĜída 5 389 389 321, 379, 471 6. Přepočet neuhrazených pohledávek a závazků v cizí měně k 31. 12., zaúčtování kurzových rozdílů Účetní jednotka je povinna ke dni uzavírání účetních knih provést přepočet neu- hrazených pohledávek a závazků, které jsou vyjádřené v cizí měně. K přepočtu použije směnný kurz ČNB k 31. 12. Vypočtený rozdíl proúčtujeme následovně: Text Vydaná faktura Pĝijatá faktura MD Dal MD Dal Pohledávky – kurzová ztráta 563 skupina 31 378 Pohledávky – kurzový zisk skupina 31 378 663 Závazky – kurzová ztráta 563 skupina 32 379 Závazky – kurzový zisk skupina 32 379 663 7. Přepočet konečného zůstatku finančních účtů a zaúčtování kurzových rozdílů Kromě přepočtu neuhrazených pohledávek a závazků v cizí měně je účetní jednotka povinna provést přepočet zůstatků k 31. 12. na finančních účtech (např. valutové pokladny, devizové účty). Opět zde použijeme směnný kurz ČNB. Tyto kurzové rozdíly budou také ovlivňovat daňový základ. Rozdíly vyúčtujeme na účtu 563, případně 663. Text MD Dal Kurzová ztráta 563 skupina 21, 22, 25, 26 Text MD Dal Kurzový zisk skupina 21, 22, 25, 26 663

287 Harmonogram a postup při zpracování roční účetní uzávěrky a účetní závěrky za období... 12. Zaúčtování tvorby a čerpání rezerv zákonných i ostatních Text MD Dal Tvorba zákonných rezerv 552 451 Tvorba ostatních rezerv 554 459 Tvorba rezerv k ¿nanþním nákladĤm 574 459 Tvorba rezerv (charakteru mimoĜádných nákladĤ) 584 459 Zúþtování zákonných rezerv 451 552 Zúþtování ostatních rezerv 459 554 Zúþtování rezerv (k ¿nanþním nákladĤm) 459 574 Zúþtování rezerv 459 584 13. Zaúčtování daňové povinnosti Pokud účetní jednotka zjistí na základě zpracování daňového přiznání k dani z příjmů, že jí vzniká daňová povinnost, je povinna tuto daňovou povinnost proúčtovat do účetnictví za zdaňovací období 2017. Text MD Dal DaĖ z pĜíjmĤ splatná 591 341 DomČrky danČ z pĜíjmĤ 595 341 Termíny pro provedení úÿetní uzávčrky a závčrky Poĝ. ÿ. Druh ÿinnosti Termín 1. ZajištČní potĜebných dokladĤ a podkladĤ 2. PĜíprava pro uzávČrkové práce – kontrola úþetnictví 3. UzávČrkové operace 4. Ukonþení úþetní uzávČrky pĜed zaúþtováním daĖové povinnosti 5. PĜedání podkladĤ ke zpracování daĖového pĜiznání k dani z pĜíjmĤ právnických osob 6. Zpracování a pĜedání daĖového pĜiznání k dani z pĜíjmĤ právnických osob 7. Zaúþtování daĖové povinnosti a uzavĜení úþetnictví 8. Sestavení a pĜedání úþetní závČrky vþetnČ dalších povinných dokladĤ

390 Směrnice č. 42 11. Pro rok 2017 platí níže uvedený daňový kalendář: Termín Daė Text LEDEN 2. Daė z pĝíjmĥ splatnost danČ vybírané srážkou podle zvláštní sazby danČ za listopad 2016 9. Spotĝební daė splatnost danČ za listopad 2016 (mimo spotĜební daĖ z lihu) 20. Daė z pĝíjmĥ mČsíþní odvod úhrnu sražených záloh na daĖ z pĜíjmĤ fyzických osob ze závislé þinnosti 24. Spotĝební daė splatnost danČ za listopad 2016 (pouze spotĜební daĖ z lihu) 25. Spotĝební daė daĖové pĜiznání za prosinec 2016 Daė z pĝidané hodnoty daĖové pĜiznání a splatnost danČ za IV. þtvrtletí 2016 a prosinec 2016 souhrnné hlášení za IV. þtvrtletí 2016 a prosinec 2016 kontrolní hlášení za IV. þtvrtletí 2016 a prosinec 2016 Energetické danč daĖové pĜiznání a splatnost danČ z plynu, pevných paliv a elektĜiny za prosinec 2016 31. Biopaliva hlášení podle § 19 odst. 9 zákona þ. 201/2012 Sb. Silniÿní daė daĖové pĜiznání a splatnost danČ za rok 2016 Daė z nemovitých včcí daĖové pĜiznání (úplné) nebo dílþí daĖové pĜiznání na rok 2017 Daė z pĝíjmĥ odvod danČ vybírané srážkou podle zvláštní sazby danČ za prosinec 2016 ÚNOR 9. Spotĝební daė splatnost danČ za prosinec 2016 (mimo spotĜební daĖ z lihu) 15. Daė z pĝíjmĥ podpis prohlášení poplatníka danČ z pĜíjmĤ fyzických osob ze závislé þinnosti na zdaĖovací období 2017 a podpis k provedení roþního zúþtování záloh na daĖ a daĖového zvýhodnČní za zdaĖovací období 2016 podání žádosti o provedení roþního zúþtování správci danČ 20. Daė z pĝíjmĥ mČsíþní odvod úhrnu sražených záloh na daĖ z pĜíjmĤ fyzických osob ze závislé þinnosti 24. Spotĝební daė splatnost danČ za prosinec 2016 (pouze spotĜební daĖ z lihu)

395 Postup při plnění daňových povinností, daňový kalendář 2017 Termín Daė Text ZÁĜÍ 11. Spotĝební daė splatnost danČ za þervenec 2017 (mimo spotĜební daĖ z lihu) 15. Daė z pĝíjmĥ þtvrtletní záloha na daĖ 20. Daė z pĝíjmĥ mČsíþní odvod úhrnu sražených záloh na daĖ z pĜíjmĤ fyzických osob ze závislé þinnosti 25. Spotĝební daė splatnost danČ za þervenec 2017 (pouze spotĜební daĖ z lihu) daĖové pĜiznání za srpen 2017 daĖové pĜiznání k uplatnČní nároku na vrácení spotĜební danČ z topných olejĤ a ostatních (technických) benzinĤ za srpen 2017 (pokud vznikl nárok) Daė z pĝidané hodnoty daĖové pĜiznání a splatnost danČ za srpen 2017 souhrnné hlášení za srpen 2017 kontrolní hlášení za srpen 2017 Energetické danč daĖové pĜiznání a splatnost danČ z plynu, pevných paliv a elektĜiny za srpen 2017 ĜÍJEN 2. Daė z pĝidané hodnoty žádosti o vrácení danČ z pĜidané hodnoty z EU podle § 82 a § 82a zákona o DPH Daė z pĝíjmĥ odvod danČ vybírané srážkou podle zvláštní sazby danČ za srpen 2017 10. Spotĝební daė splatnost danČ za srpen 2017 (mimo spotĜební daĖ z lihu) 16. Daė silniÿní záloha na daĖ za III. þtvrtletí 2017 20. Daė z pĝíjmĥ mČsíþní odvod úhrnu sražených záloh na daĖ z pĜíjmĤ fyzických osob ze závislé þinnosti Daė z pĝidané hodnoty daĖové pĜiznání k MOSS 25. Daė z hazardních her daĖové pĜiznání a splatnost danČ za III. þtvrtletí 2017 Spotĝební daė splatnost danČ za srpen 2017 (pouze spotĜební daĖ z lihu) daĖové pĜiznání za záĜí 2017 daĖové pĜiznání k uplatnČní nároku na vrácení spotĜební danČ z topných olejĤ a ostatních (technických) benzinĤ za záĜí 2017 (pokud vznikl nárok) Daė z pĝidané hodnoty daĖové pĜiznání a splatnost danČ za III. þtvrtletí 2017 a za záĜí 2017 souhrnné hlášení za III. þtvrtletí 2017 a za záĜí 2017 kontrolní hlášení za III. þtvrtletí 2017 a za záĜí 2017 Energetické danč daĖové pĜiznání a splatnost danČ z plynu, pevných paliv a elektĜiny za záĜí 2017

408 Příklady používaných formulářů ÿ. Název formuláĝe þíslo smčrnice, ke které se vztahuje 1 Interní úþetní doklad – A5 2 2 Opravný úþetní doklad – A5 2 3 Interní úþetní doklad – A4 2 4 Opravný úþetní doklad – A4 2 5 Interní úþetní doklad pro pĜedpis mezd 2 6 Evidence zahraniþních pohledávek 2 7 Evidence zahraniþních závazkĤ 2 8 PrĤvodka faktury 2 9 PĜíjemka na sklad 10 10 Výdejka ze skladu 10 11 PĜevodka mezi sklady 10 12 Interní úþetní doklad – prodané zboží v poĜizovací cenČ 10 13 PĜíkaz k uvedení pĜedmČtu do stavu zpĤsobilého k užívání 11 14 PĜíkaz k vyĜazení pĜedmČtu z používání 11 15 Protokol o vyĜazení majetku 11 16 Inventární karta dlouhodobého hmotného majetku 11 17 Rozdíl úþetních a daĖových odpisĤ 11 18 Evidence krátkodobého hmotného majetku 11 19 Inventární karta leasingu 15 20 Inventární karta zákonné rezervy 18 21 Výdajový pokladní doklad – Kþ 19 22 PĜíjmový pokladní doklad – Kþ 19 23 Výdajový pokladní doklad – cizí mČna 19 24 PĜíjmový pokladní doklad – cizí mČna 19 25 Vyúþtování ¿remních výdajĤ 19 Příklady používaných formulářů

409 ÿ. Název formuláĝe þíslo smčrnice, ke které se vztahuje 26 Pokladní kniha – Kþ 19 27 Pokladní kniha – cizí mČna 19 28 Výkaz denních tržeb 19 29 PĜíkaz k tuzemské pracovní cestČ 20 30 Vyúþtování tuzemské pracovní cesty 20 31 PĜíkaz k zahraniþní pracovní cestČ 21 32 Vyúþtování zahraniþní pracovní cesty 21 33 Výkaz jízd MHD 20 34 Kniha jízd 24 35 Zálohový list – 36 Upomínka – 37 Vyúþtování smluvní pokuty, úrokĤ prodlení – 38 Evidence nároku na stravenky – 39 Evidence vydaných stravenek – 40 Zpráva z pracovní cesty 20, 21 41 Prohlášení zamČstnance k pĜevzetí hotovosti 19 42 Prohlášení zamČstnance k uložení kopie technického prĤkazu 24 43 Inventarizaþní protokol 26 44 Výþetka platidel 19 45 Návrh protokolu o splnČní podmínek pro poskytnutí ¿nanþního bonusu 23 Poznámka: Uvedené formuláře nejsou závazné, je to pouze návrh, který si může každá účetní jednotka upravit podle svých potřeb, případně použije formuláře ve formě počíta- čové, pokud např. účetní či skladový software takové formuláře umožní vyplnit, zpracovat a vytisknout. Příklady používaných formulářů

410 Formulář č. 1 Firma: ABC, s.r.o. DIČ: CZ12345678 Interní účetní doklad č. Období: text částka MD Dal středisko zakázka pár. znak Příloha: Poznámka: Schválil: Dne: Podpis: Zaúčtoval: Dne: Podpis: Přezkoušel: Dne: Podpis: Formulář č. 2 Firma: ABC, s.r.o. DIČ: CZ12345678 Opravný účetní doklad č. Období: text částka MD Dal středisko zakázka pár. znak Příloha: Poznámka: Schválil: Dne: Podpis: Zaúčtoval: Dne: Podpis: Přezkoušel: Dne: Podpis: Formulář č. 1; Formulář č. 2; Formulář č. 3

421 Formulář č. 13 Příkaz k uvedení předmětu do stavu způsobilého k užívání (zařazení předmětu do používání) Firma ABC, s.r.o. DIČ: CZ12345678 Předmět Umístění Středisko Oddělení Místnost č. Odpovědné osoby Vstupní cena předmětu Datum zařazení předmětu do používání Datum předání dokladu do účtárny Doklad převzal Jméno Podpis Datum Podpis odpovědné osoby Poznámky Formulář č. 14 Příkaz k vyřazení předmětu z používání Firma ABC, s.r.o. DIČ: CZ12345678 Předmět Umístění Středisko Oddělení Místnost č. Odpovědné osoby Vstupní cena předmětu Zůstatková cena předmětu při vyřazení Datum vyřazení předmětu Datum předání dokladu do účtárny Doklad převzal Jméno Podpis Důvod vyřazení předmětu Způsob vyřazení předmětu Datum Podpis odpovědné osoby Poznámky Interní účetní doklad; Příkaz k zařazení (vyřazení) předmětu do (z) používání

MĚSÍČNÍK MZDOVÁ ÚČETNÍ EDICE ÚČETNICTVÍ EDICE ÚČETNICTVÍ EDICE ÚČETNICTVÍ DVOUMĚSÍČNÍK PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA MĚSÍČNÍK ÚČETNÍ A DANĚ ANAG, spol. s r. o. | Kollárovo nám. 698/7 | 779 00 Olomouc tel.: 585 757 411 | fax: 585 418 867 | e-mail: obchod@anag.cz | www.anag.cz