Moderní kancelář 10.5.

Partner přílohy kancelář moderní

II/III Docházet do práce? Přežitek Slovní spojení „chodit do práce“ se v budoucnosti pro spoustu zaměstnanců možná stane přežitkem. Zejména lidé, kteří si vydělávají prací v kanceláři, budou podle odborníků díky do- stupným technologiím čím dál častěji pracovat z domova nebo z improvizované detašované kanceláře, která může být kdekoli: v kavárně, v parku nebo třeba v knihovně. Přílohu připravili: Vlastimil Poliačik, editor Lenka Hrochová, manažerka přílohy Budoucnost. Nač chodit do práce, vše lze vyřídit z domova. Například i rozhovor s šéfovou Foto profimedia.cz, foto na titulní straně profimedia.cz F uturologické vize navíc tvr- dí, že brzy může přijít chvíle, kdy člověk nebude osobně znát žádného ze svých kolegů, i když s nimi bude denně v digitálním kontaktu. Nedávno však tuto vizi a trend práce z domova zpochybnila napří- klad společnost Yahoo, která letos svým zaměstnancům práci mimo kan- celář zakázala. Šéfka této internetové společnosti Marissa Meyerová v úno- rovém interním oběžníku oznámila, Virtuální setkání Asi vůbec největší krok v oblasti videospolupráce přinesla technologie na- zvaná teleprezence. Jde o řešení pro komunikaci na dálku, které simuluje sku- tečné osobní setkání u jednoho stolu. Využívá k tomu různých „triků“, například kulatého stolu zakončeného obřími obrazovkami s vysokým rozlišením, který na „druhé“ straně pokračuje, směrových mikrofonů, stejného architektonické- ho ztvárnění místností či podobného osvětlení. I díky zobrazení všech účastníků v životní velikosti mají všichni pocit, že lidé naproti nim skutečně sedí v jedné místnosti a po několika minutách úplně zapomínají na to, že mluví s někým, kdo sedí třeba v Londýně, New Yorku nebo Tokiu. Na konci schůzky pak mají i přes vzdálenost tisíce kilometrů chuť podat si ruku na rozloučenou. Oblibu těchto zařízení potvrzuje i to, že zatímco klasické videokonference jsou využívány méně než půl hodiny denně, systémy teleprezence se používají každý den v průměru pět hodin. stůl – o jednotlivá místa se zaměst- nanci dělí podle potřeby. Podle Norma G. Millera, který se na univerzitě v San Diegu věnuje trendům na realitním trhu, mají sdílená pracovní místa budoucnost i vzhledem k tomu, že zaměstnavatelé častěji nabízejí pružnou pracovní dobu. Zaměstnanci tak mohou do práce docházet jen pod- le potřeby. Budoucnost je technologie Vzdálenější budoucnost pak bude ješ- tě více spojená s moderními technolo- giemi. V době digitalizovaných dat bez papírových dokumentů, faxů, stolních počítačů a telefonů, bez vizitek, kopí- rek a oddělených kanceláří prý bude možné pracovat odkudkoli. Odbor- níci na loňském semináři v Londýně odhadovali, že v roce 2025 spolu budou kolegové komunikovat i pomocí holografických telekonferencí, aniž by se kdy postavili z očí do očí. Každý bude neustále připojen k síti a praco- vat bude moci vlastně neustále. Vize kanceláře, kterou si každý bude nosit neustále s sebou, může na mnohé působit hrozivě. Mads Thimmer, zakladatel dánské tech- nologické firmy Innovation Lab, ale uklidňuje. „Není se čeho bát. Krása on-line společnosti spočívá v tom, že tu vždycky existuje tlačítko, kterým se lze odpojit.“ >pol, čtk že všichni „detašovaní“ zaměstnanci se v dohledné době musejí vrátit do kanceláře, protože „nejlepší myšlenky vznikají během neformálních diskuzí na chodbách a v kantýnách“. Většina ohlasů však toto rozhod- nutí označila za „krok zpět“ a vývoj jednoznačně ukazuje, že tento trend je na vzestupu. Pracovníků v kan- celářích totiž ubývá: například ve Spojených státech podle tamního statistického úřadu mezi lety 2005 a 2010 přibyl milion lidí pracujích z domova. Celkem jich před třemi lety bylo 5,8 milionu, což představovalo 4,3 procenta všech zaměstnanců. V některých odvětvích je práce z domova obvyklá: důvěrně ji znají třeba programátoři. Americká pojiš- ťovna Aetna nedávno spočítala, že mimo kancelář už pracuje 47 procent jejích zaměstnanců, ačkoli v roce 2006 to bylo jen devět procent. Hlavní důvod – šetřit I když firmy nakonec dospějí k zá- věru, že je lepší mít zaměstnance v kanceláři, snaží se v poslední době alespoň ušetřit náklady za jejich pronájem. A tak stejně dojde i na úpravu pracovní doby. Newyorská realitní a developerská společnost Clarion Partners uvádí, že ještě před deseti lety nájemci požadovali 25 metrů čtverečních na jednoho pracovníka, dnes už to je pouze 18 metrů. V otevřených kancelářích, takzvaných open office, mizí nejen uzavřené místnosti, ale i pracovní místa oddělená příčkami. Někde už pracovníkům nenabízejí ani vlastní

moderní kancelář F irmy při hledání úspor více sledují náklady spojené s tis- kem papírových dokumentů a snaží se je držet co nejníže. Klesá přitom prodej inkoustových zařízení, určených primárně pro domácnosti a OSVČ, naopak prodej monochro- matických a barevných LED a lasero- vých multifunkcí vykazuje růst. Podle Miroslava Tyburce, ředitele firmy OKI Systems, která se specializuje na kan- celářský segment tiskových zařízení, se bude zájem dále přesouvat k barev- ným LED a laserovým multifunkcím. E15: Proč podle vás klesá zájem o inkoustové tiskárny a multi- funkční zařízení? Je to především kvůli ceně tisku, tedy tiskovým nákladům, menší vliv na to má nižší robustnost a zatížitelnost. Pokud vedle sebe postavíte běžnou inkoustovou tiskárnu a barevnou LED tiskárnu, tak LED tiskárna bude sice dražší, ale pokud budete tisknout, tak zjistíte, že na tonerových náplních se vám po čase vyšší cena zařízení vrátí a celkově zaplatíte mnohem méně. Při výběru tiskárny narazíte na dva rozdílné obchodní modely vhodné pro různé situace – nízká pořizovací cena zařízení a relativně drahý spo- třební materiál v případě inkoustu nebo levného laseru, nebo vyšší pořizovací cena lépe vybavených profesionálních kancelářských mo- delů a nižší cena tonerových náplní. Tiskárny se obměňují zhruba jednou za pět let, je tedy dobré počítat s cenou provozních a další nákladů po celou dobu využívání zařízení. Mezi další náklady je třeba zahrnout i případné opravy, proto by měl prodejce nabídnout prodlouženou záruku zdarma, nejlépe se servisem přímo ve firmě. E15: Zmínil jste LED a laserovou technologii – v čem se od sebe liší? Obě technologie jsou podobné, základním rozdílem je, že v LED tiskárnách dochází k osvětlení tiskového válce soustavou LED diod, Miroslav Tyburec: V kanceláři je důležitá spolehlivost, kvalita a nízká cena tisku u laserových tiskáren laserovým pa- prskem. Pro LED je typická mimořád- ně vysoká spolehlivost a na rozdíl od laserového tisku neobsahuje žádné analogové prvky přenosu obrazu. La- ser vykresluje obraz zleva doprava, zatímco LED tiskárny zpracovávají celý řádek najednou, takže pracují rychleji. Ilustrací spolehlivosti je, že na LED tiskovou hlavu OKI dostane zákazník doživotní záruku. E15: Jak by podle vás měla vypadat z hlediska tiskových za- řízení ideálně zařízená moderní kancelář? Výběr a parametry tiskových zařízení ovlivňuje řada faktorů od oboru pod- nikání, velikosti firmy či oddělení přes nároky na rychlost, kvalitu a barev- nost tisku až po množství vytiště- ných stran. V moderních kancelářích se už několik let prosazuje kombi- nace více tiskových zařízení formátu A4 a většinou jednoho většího multifunkčního zařízení formátu A3. Tato kombinace umožňuje uživate- lům výběr nejvhodnějšího tiskového zařízení při tisku, skenování či kopí- rování dokumentů. Standardem je dnes automatický oboustranný tisk. U menších kanceláří se zvyšuje zájem o bezdrátové připojení multifunkcí pomocí Wi-Fi. Za úvahu stojí také možnost tisku formou služby, takzvaný Managed Print Services, kdy zákazník hradí službu na základě počtu vytištěných stran. Zákazník se zbaví starostí o tiskový park a v závislosti na průměrném pokrytí vytištěných stran může též ušetřit. Při menším prů- měrném pokrytí se však zákazníkům spíše vyplatí tradiční model, tedy nákup spotřebního materiálu, nikoliv nákup služby. Optimalizace tiskového parku je obvykle součástí nabídky dodavatelů tiskových zařízení. E15: U velkých zařízení sdílených celou firmu či několika odděle- ními je však obtížné spravedlivě rozdělit skutečné náklady na tisk. To už dnes neplatí. V podstatě každý výrobce, včetně OKI, dnes nabízí ale- spoň základní software pro sledování a rozúčtování nákladů na tisk podle uživatelů či jejich skupin. Z toho pak lze rozpočítat tiskové náklady pro jed- notlivé zaměstnance či oddělení, často také můžete omezit možnosti využití sdílených tiskových zařízení. Například účtárně a výrobě zakázat barevný tisk a povolit jej pouze lidem z obchodu a marketingu. Jen prosté vědomí, že je využití tisku ve firmě sledováno, do- káže omezit počet vytištěných stránek až o 20 procent a tím snížit náklady na tiskový provoz. E15: Jak by tedy firma při snižování nákladů na tisk měla postupovat? Nejdůležitější je správný výběr tiskových zařízení, a to dle odhado- vaného počtu vytištěných nebo zko- pírovaných stran za určité období, například měsíc. Pokud firma vybere tisková zařízení jen podle jejich po- řizovací ceny bez ohledu na tiskové náklady, může se jí celkový tiskový provoz velmi prodražit. Proto je vždy dobré poradit se před nákupem s odborníky, buď přímo s výrobcem, nebo zkušeným dodavatelem. Důležité je také správné stanovení počtu tiskových zařízení pro firmu, aby byl zachován rozumný komfort pro uživatele. Určitě nejsou správné oba extrémy – na jedné straně na- příklad pouze jedno centrální tiskové zařízení pro celé patro a na druhé straně tiskové zařízení pro každého zaměstnance. Z našich zkušenos- tí vyplývá, že správným výběrem tiskových zařízení lze oproti stavu, kdy firma náklady na tiskový provoz vůbec neřeší, ušetřit až 30 procent nákladů na tisk a kopírování. Michal Král Miroslav Tyburec (46) vystudoval VŠE Praha, obor ekonomika průmyslu. Působil ve firmách Škodaexport, ČSOB, Ba- yerische Vereinsbank a Electro- lux, od roku 1995 pracuje pro české a slovenské zastoupení značky OKI, nejprve jako finanč- ní ředitel, později jako obchodní a marketingový ředitel, v součas- nosti je generálním ředitelem. FotoAnnaVackováE15

4